මේ පාඩම වැදගත් ඇයි?

ෆයිල් එකක් නැතිවෙන එක හරියට ලකුණු නැතිවෙනවා වගේ දැනෙනවා. බොහෝ සිසුන් අසමත් වෙන්නේ ඔවුන්ට ලියන්නට හෝ ගණන් හදන්නට බැරි නිසා නෙවෙයි; ඔවුන්ට නියම වෙලාවට නියම document එක හොයාගන්න බැරි නිසයි. පිරිසිදු ෆෝල්ඩර ව්‍යුහයක්, සරල නම් කිරීමේ රීතියක් සහ මූලික සංස්කරණ පාලනයක් (version control) මගින් අවුල්සහගත බව සන්සුන් බවක් බවට පත්කරනවා. ෆෝන් එකක්, පොදු PC එකක් සහ print shop එකක් අතර නිතර මාරුවෙන ශ්‍රී ලංකාවේ, පිළිවෙළකට ෆයිල් තියාගන්න එක සුඛෝපභෝගී දෙයක් නෙවෙයි—ඒක ඔබේ ආරක්ෂාව. මේ පාඩමෙන් පස්සේ, හැම ෆයිල් එකක්ම තියෙන්නේ කොහෙද, ඒකට කියන නම මොකක්ද, සහ අවසාන පිටපත (final version) මොකක්ද කියලා ඔබ හරියටම දැනගන්නවා.

පියවර 1: එකම නිවහනක් ගොඩනගන්න—ඔබේ Portfolio ව්‍යුහය

මේ පාඩම් මාලාවේදී ඔබ නිර්මාණය කරන හැම දෙයක්ම එක ප්‍රධාන ෆෝල්ඩරයක් ඇතුළේ තියෙන්න ඕන: Idasara Digital Portfolio. ඒක හරියට කොටස් වලට ලේබල් ගහපු ඔබේ ඉස්කෝලේ බෑග් එක වගෙයි. ඒක ඇතුළේ, මේ සම්මත අනු-ෆෝල්ඩර (subfolders) සාදන්න:

• Docs – රචනා, සාරාංශ, පිරික්සුම් ලැයිස්තු

• Sheets – අයවැය, වගු, ප්‍රස්තාර

• Slides – presentations, роздаткові матеріали

• Assets – scans, පින්තූර, reference PDF (ID/ලැබීම් සඳහා Security නමින් අනු-ෆෝල්ඩරයක් එක්කරන්න)

• Outputs – ඔබ share කරන හෝ print කරන අවසාන PDF

• Inbox (To Sort) – අලුතෙන් download කරන දේවල් තාවකාලිකව දාන තැන

මේ ව්‍යුහය කාලයත් ලකුණුත් ඉතුරු කරනවා. ඔබ ආයෙත් කවදාවත් හැමදේම "Downloads" වලට දාන්නේ නැහැ. අලුත් ෆයිල්ස් Inbox (To Sort) එකට එනවා; දවසකට සැරයක්, ඔබ හැම අයිතමයක්ම හරි ෆෝල්ඩරයට දානවා. ඒ දිනපතා පුරුද්ද (විනාඩි දෙකයි, කිසිම කරදරයක් නැහැ) පද්ධතිය පිරිසිදුව තබනවා.

මේ නම් ඒ විදිහටම තියාගන්න. අනාගතයේදී ඔබ හෝ ගුරුවරයෙක් ඔබේ drive එක විවෘත කළ විට, ඔවුන් දකින්නේ වෘත්තීයමය පිළිවෙළක්. ඒ වගේම print shop වලදී වෙන වැරදිත් අඩු වෙනවා: ඔබ Outputs ෆෝල්ඩරය විවෘත කර, නිවැරදි PDF එක click කර, වැඩේ ඉවරයි.

රන් රීතිය

යමක් හදන්න කලින් ඒකට නමක් දෙන්න. නිවැරදි ෆෝල්ඩරය තුළ පිරිසිදු නමකින් ෆයිල් එක හදලා, ඊට පස්සේ ලියන්න පටන්ගන්න.

ෆෝල්ඩර සිතියම — ඉක්මන් මාර්ගෝපදේශය

පියවර 2: හැමතැනම එකම නම් කිරීමේ රීතියක් භාවිතා කරන්න

පරිගණකයේ search කිරීම බලවත්, නමුත් නම් තමයි තවමත් වැදගත්ම. හොඳ නමක් එක බැල්මකින් ප්‍රශ්න තුනකට උත්තර දෙනවා: ඒක හැදුවේ කවදාද? ඒක මොකක්ද? ඒකේ කීවෙනි සංස්කරණයද (version)?

හැම ෆයිල් එකක් සඳහාම මේ රටාව භාවිතා කරන්න:

YYYY-MM-DD_Project-Topic_V1.ext

• YYYY-MM-DD ඔබේ ෆයිල්ස් දිනය අනුව ස්වයංක්‍රීයව පිළිවෙළකට සකසනවා.

• Project-Topic කෙටි සහ කියවීමට පහසු නමක්. හිස්තැන් වෙනුවට ඉරි (hyphens) යොදන්න.

• V1, V2, V3… මඟින් අනුමාන කිරීමකින් තොරව එහි වර්ධනය පෙන්වනවා.

• .ext යනු ෆයිල් වර්ගයයි (docx/gdoc, xlsx/gsheet, pptx/gslide, pdf, jpg).

උදාහරණ:

• 2025-09-06_One-Page-Brief_V1.docx → edit කළ හැකි කෙටුම්පත

• 2025-09-10_Mini-Deck_V2.gslides → වැඩ කරමින් පවතින slides

• 2025-09-10_Mini-Deck_V2.pdf → share කිරීම සඳහා Outputs වෙත export කළ පිටපත

• 2025-09-12_7-Day-Budget_V3.gsheet → update කළ අයවැය

• 2025-09-12_7-Day-Budget_V3.pdf → print කිරීම සඳහා chart PDF එක

නරක vs වඩා හොඳ — ෆයිල් නම්

පියවර 3: එක ප්‍රධාන ෆයිල් එකක් + සංස්කරණ ඉතිහාසය (Version History) (ආයෙත් "final_final_v3" එපා)

වෘත්තිකයන් පිටපත් දහයක් හදන්නේ නැහැ; ඔවුන් එක ප්‍රධාන ෆයිල් එකක් තියාගෙන, මෘදුකාංගයට ඉතිහාසය track කරන්න දෙනවා. මෙන්න සරල රීතිය:

• Edit කළ හැකි ප්‍රධාන ෆයිල් එක වත්මන් V අංකය සමඟ Docs/Sheets/Slides වල තබාගන්න.

• ලොකු වෙනස්කම් හෝ ප්‍රතිචාර (feedback) ලැබුණු පසු, ෆයිල් නමේ V අංකය වැඩි කරන්න හෝ app එකේ Version history භාවිතා කර සංස්කරණයට නමක් දෙන්න (උදා: “ප්‍රතිචාරයට පෙර – 2025-09-10”, “සමාලෝචනයෙන් පසු – 2025-09-12”).

• Share කිරීමට හෝ print කිරීමට අවශ්‍ය වූ විට Outputs ෆෝල්ඩරයට PDF export කරන්න.

වැරදීමක් වුණොත් (කවුරුහරි ඡේදයක් delete කළොත්; ඔබ formula එකක් උඩින් ලිව්වොත්), Version history විවෘත කර, අවසන් හොඳ තත්ත්වය බලා, නැතිවූ කොටස restore කරන්න හෝ copy-paste කරගන්න. පසුව කලබල නොවී සිටීමට මෙය දැන්ම එක පාරක් test කර බලන්න.

ප්‍රධාන ලේඛනවල අවසානයේ කුඩා වෙනස්කම් ලොගයක් (Change Log) එක්කරන්න:

පේළි දෙකකින් පසුව එන ඊමේල් පහක් ඉතිරි වෙනවා.

පියවර 4: Inbox එක හිස් කිරීමේ පුරුද්ද (The Inbox-to-Zero Habit)

ඔබේ Inbox (To Sort) ෆෝල්ඩරය ගබඩා කාමරයක් නෙවෙයි, කෙටි කොරිඩෝවක් වගෙයි. අලුත් downloads එතැනට එනවා. දිනකට වරක්, හැම අයිතමයක්ම එතැනින් ඉවත් කරන්න—එය නැවත නම් කර නිවැරදිව file කරන්න. මෙය ඔබේ වැඩ කරන ෆෝල්ඩර පිරිසිදුවත්, ඔබේ මනස සැහැල්ලුවෙනුත් තබනවා. ෆයිල් එකක් ඔබේ portfolio එකට අයිති නැත්නම්, එය delete කරන්න. එය සංවේදී දෙයක් නම් (ලැබීමක් වැනි), එය Assets/Security වෙත ගෙන යන්න. මේ පුරුද්දට ගතවන්නේ විනාඩි කිහිපයකි, නමුත් එය කුඩා කරදර සිය ගණනක් වළක්වයි.

පියවර 5: තත්පර 30කින් ඕනෑම දෙයක් සොයාගන්න (වෘත්තිකයෙක් වගේ search කරන්න)

පරිපූර්ණ නම් තිබුණත්, search කිරීම උදව් වෙනවා. උපක්‍රම දෙකක් භාවිතා කරන්න:

• දිනය + මාතෘකාවේ වචන: ඔබේ drive search එකේ 2025 budget හෝ Brief V2 ලෙස type කරන්න.

• Filters: ෆයිල් වර්ගය (document/sheet/slide/pdf) සහ අයිතිකරු (you) අනුව සීමා කරන්න.

සරලව තියාගන්න. හොඳ නමක් + එක filter එකක් scroll කරනවාට වඩා හොඳයි.

පියවර 6: Print-Shop සහ පොදු-PC වලදී පිළිපැදිය යුතු ක්‍රමය

Print shops සහ lab වල PC ප්‍රයෝජනවත් වෙන්නේ ඔබ ඔබේ ප්‍රධාන ෆයිල්ස් ආරක්ෂා කරගත්තොත් විතරයි.

• හැමවිටම PDF එකක් Outputs ෆෝල්ඩරයට export කර එය print කරන්න. PDF මගින් fonts, සිංහල/දෙමළ අකුරු සහ layout ආරක්ෂා වේ.

• පොදු PC වලදී, Guest/Incognito browser එකක් භාවිතා කර, ඔබේ cloud එක විවෘත කර, PDF එක පමණක් download කර, print කර, ඉන්පසු Downloads වලින් PDF එක delete කර, sign out වී, window එක වසන්න.

• අත්‍යවශ්‍යම නම් මිස, ඔබේ edit කළ හැකි ප්‍රධාන ෆයිල් එක (.docx/.gsheet/.gslide) පොදු යන්ත්‍රවල විවෘත කරන්න එපා—එසේ කළොත්, ඔබ sign out වී downloads හිස් කරන බවට වගබලා ගන්න.

ව්‍යායාම: ඇත්තටම කරමු

1. ව්‍යුහය ගොඩනගන්න (විනාඩි 10): Idasara Digital Portfolio ෆෝල්ඩරය සහ එහි අනු-ෆෝල්ඩර (Docs / Sheets...) සාදන්න. පසුව ඔබේ නිර්මාණයට එක්කිරීමට ඉක්මන් screenshot එකක් ගන්න.

2. දහයක් නැවත නම් කරන්න (විනාඩි 10–15): පරණ ෆයිල් දහයක් සොයා YYYY-MM-DD_Project-Topic_V#.ext රටාවට නැවත නම් කරන්න. එකිනෙක නිවැරදි ෆෝල්ඩරයට දමන්න. අනවශ්‍ය කුණු delete කරන්න. Recycle bin එක හිස් කරන්න.

3. සංස්කරණ පුහුණුව (Version Drill) (විනාඩි 10): Docs වල 2025-09-06_One-Page-Brief_V1.docx සාදන්න. පේළි තුනක් type කරන්න. වාක්‍යයක් duplicate කර V2 ලෙස save කරන්න (ෆයිල් එක rename කරන්න හෝ Version history එකේ version එකක් නම් කරන්න). Version history භාවිතා කර කලින් තිබූ text එක restore කර, ඉන්පසු V2 වෙනස්කම් නැවත යොදන්න.

4. Output විනය (විනාඩි 5): brief එක PDF වලට export කර Outputs ෆෝල්ඩරයේ 2025-09-06_One-Page-Brief_V2.pdf ලෙස save කරන්න. layout එක සහ සිංහල/දෙමළ අකුරු හරියට පේනවාදැයි තහවුරු කරගැනීමට ඔබේ ෆෝන් එකෙන් PDF එක විවෘත කරන්න.

5. Inbox එක හිස් කිරීම (විනාඩි 5): අද දවසේ downloads නිවැරදි ෆෝල්ඩරවලට දමන්න හෝ delete කරන්න. Inbox (To Sort) ෆෝල්ඩරය හිස් කරන්න. හුස්මක් ගන්න. පිළිවෙළක හැඟීම එයයි.

ක්ෂණික ජයග්‍රහණයක්

දැන්ම ෆයිල් තුනක් දිනය–මාතෘකාව–සංස්කරණය රීතියට අනුව නැවත නම් කරන්න. අනාගතයේ ඔබ, වර්තමානයේ ඔබට ස්තූති කරාවි.

නිර්මාණය කළ යුතු දේ

Docs වල ෆයිල් සිතියමක් (File Map) සාදන්න. එහි අඩංගු විය යුතු දේ:

• ඔබේ Idasara Digital Portfolio ෆෝල්ඩර ව්‍යුහයේ screenshot එකක්

• රීතියට අනුකූල ෆයිල් නම් සඳහා උදාහරණ පහක් (Doc, Sheet, Slide, PDF, සහ Asset එක බැගින්)

• ව්‍යායාම 3 අතරතුර ඔබ version එකක් restore කළ ආකාරය ගැන පේළි දෙකක සටහනක්

• Outputs සහ Docs/Sheets/Slides භාවිතා කරන්නේ කවදාදැයි පැහැදිලි කරන එක් වාක්‍යයක්

Outputs ෆෝල්ඩරයට File Map එකේ PDF පිටපතක් export කරන්න: 2025-09-06_File-Map_V1.pdf

ස්වයං-තහවුරු කිරීමේ (SV) ලැයිස්තුව

• [ ] Portfolio ව්‍යුහය හරියටම නියමිත පරිදි සාදා ඇත

• [ ] ෆයිල් 10ක් YYYY-MM-DD_Project-Topic_V# ලෙස නැවත නම් කර ඇත

• [ ] Version history පරීක්ෂා කර ඇත (පැරණි version එකකින් restore කිරීම හෝ copy කිරීම)

• [ ] PDF, Outputs වෙත export කර, ෆෝන් එකේ නිවැරදිව විවෘත වේ

• [ ] Inbox (To Sort) අද දින හිස්ය

• [ ] අවම වශයෙන් එක් doc එකකට Change Log වගුවක් එක්කර ඇත

• [ ] සංවේදී දේවල් Assets/Security වෙත ගෙන ගොස් ඇත

• [ ] File Map එක save කර ඇත (Doc) සහ export කර ඇත (PDF)

හිර වුණොත්? ඉක්මන් විසඳුම්

• "මට Version history පේන්නේ නැහැ.": ෆයිල් එක එහි cloud editor එකේ (Docs/Sheets/Slides) විවෘත කරන්න.

• "මගේ නම් බලාපොරොත්තු වෙන විදිහට sort වෙන්නේ නැහැ.": YYYY-MM-DD (ඉලක්කම් හතරේ වර්ෂය, ඉලක්කම් දෙකේ මාසය/දිනය) සහ slashes හෝ spaces වෙනුවට hyphens භාවිතා කරන්න.

• "Print shop එකේදී මගේ සිංහල/දෙමළ අකුරු කැඩිලා.": ඔබේ උපාංගයෙන් PDF export කර ඒ ෆයිල් එක print කරන්න; shop එකේදී ප්‍රධාන ෆයිල් එක විවෘත කිරීමෙන් වළකින්න.

ඔබවම උනන්දු කරවා ගැනීම

ජයග්‍රහණය ඔබට ක්ෂණිකව දැනේවි: "ඒක කොහෙද ගියේ?" කියා සිතන අවස්ථා අඩුවීම, වේගයෙන් print කිරීම, සහ submit කරන වෙලාවේ කලබලයක් නැතිවීම. ඔබේ portfolio README එකේ එක් කුඩා ජයග්‍රහණයක් සටහන් කරන්න—“Version history හරහා නැතිවූ ඡේදයක් නැවත ලබාගත්තා,” හෝ “එක උත්සාහයකින් පිරිසිදු PDF එකක් print කළා.” ඔබ ගොඩනගන මේ පද්ධතිය අමුතු දෙයක් නෙවෙයි—එය විශ්වාසනීයයි, සහ ගුරුවරුන් සහ රැකියා දෙන අය වඩාත්ම අගය කරන්නේ විශ්වාසනීයත්වයයි.

ඔබේ පළමු පියවර සම්පූර්ණයි

ඔබට දැන් ඔබේ වැඩ සඳහා එක විශ්වාසවන්ත නිවහනක්, ඔබ සමඟ ගමන් කරන නම් කිරීමේ රීතියක්, සහ විනාශයන් වළක්වන version පුරුද්දක් ඇත. ඔබේ File Map Doc සහ PDF save කර ඇත, ඔබේ Outputs ෆෝල්ඩරයේ පරිපූර්ණව print වන export එකක් ඇත, සහ ඔබේ Inbox (To Sort) හිස්ය. මෙය සැබෑ ඩිජිටල් වෘත්තීයභාවයයි.

මීළඟට, පාඩම 4: ලිවීම සහ සහයෝගීතාව සඳහා Docs, ඔබ හිස් පිටු පැහැදිලි එක්-පිටුවක සාරාංශ බවට පත්කිරීම, headings සහ styles නිවැරදිව භාවිතා කිරීම, සහ ඔබේ ප්‍රධාන ෆයිල් එකේ පාලනය නැති කර නොගෙන ඔබේ ලිවීම තියුණු කරන review comments පුහුණු වීම ඉගෙන ගනු ඇත.